Como criar uma lista pendente em Excel para bases de dados

Listas descendentes, como o seu nome sugere, permitem-nos ter uma série de valores numa coluna da qual podemos escolher. Quando se preenche uma base de dados há normalmente valores que se repetem, qualquer que seja o tipo. Se tem livros lidos ou pendentes de leitura, se tem alunos que frequentaram aulas e alunos que não frequentaram, se há clientes que pagaram ou pendentes de pagamento…

Para que serve uma lista suspensa?

O que uma lista suspensa nos permite fazer ao criar uma pasta de trabalho ou uma tabela Excel é ter uma série de dados pré-gravados para escolher de entre vários opções que precisam de ser dactilografadas ou datilografá-lo sempre que o vamos utilizar. A lista pendente permite-nos adicionar uma série de campos ou dados e quando vamos utilizar essa caixa para a preencher com informação, não a digitamos manualmente, mas sim abrimos a lista pendente e escolhemos a lista correspondente. É mais rápido e mais eficiente.

Uma das funções mais práticas e recomendáveis é que não cometeremos um erro ao introduzir dados que mais tarde nos podem dar erros quando procuramos algo. Imagine, por exemplo, que vai fazer um filtro ou uma base de dados… Desta forma, evitará introduzir os dados errados e depois não caberá. Imagine, por exemplo, que introduz um autor ou cantor na sua base de dados de livros ou registos. Se cometer um erro numa carta, esta não aparecerá. Se utilizar uma lista suspensa só terá de escolher de entre as respostas disponíveis para preencher e não haverá qualquer hipótese de erro.

Quando podemos utilizá-lo?

Por exemplo, se tiver uma lista de clientes registados e ao registar uma nova, tem uma caixa onde tem de escolher a loja que visitou, a filial, etc. Pode colocar uma lista pendente com todas as opções disponíveis, para que não haja ninguém escrito que não corresponda às que existem e assim evitar o erro. Também podemos utilizá-la se, por exemplo, quisermos fazer uma base de dados de séries que estamos a ver e que queremos ver: ao registarmos a série, escrevemos o título e uma nova coluna com “Plataforma”. onde encontraremos uma lista pendente com todas as opções que temos: HBO, Netflix, Filmin, Starzplay…. Eles já serão pré-criados e só terá de escolher a partir da lista.

Isto é especialmente útil quando há muitos dados e não queremos ter de digitar um a um. Mas, acima de tudo, se quiser escolher mais tarde um filtro e mostrar apenas um de os dados na lista pendente. Se o escrever manualmente todos os dias e escrever 100 ou 200 peças de dados por dia, podemos cometer o erro e um deles pode ter um erro ortográfico, pelo que não apareceria quando filtrássemos.

Se simplesmente escolhermos a partir da gota para baixo, certificamo-nos de que não só é mais rápido, mas que não há erros. Para adicionar informações sobre os clientes, para as nossas próprias bases de dados ou mesmo para confirmar a presença dos alunos nas aulas, podemos escolher a partir de uma lista Lista pendente do Excel entre “Assiduidade” e “Assiduidade”. e “Sem atendimento” sem necessidade de digitar.

Criar uma lista suspensa

A primeira coisa que temos de fazer é criar a nossa tabela com os dados que vamos precisar. As colunas que queremos fazer uma lista. A coluna onde vai colocar a lista pendente do Excel. não preencha os dados por enquanto. Ou seja, preencha os dados com as colunas de que vai precisar mas não comece a utilizar esta coluna onde precisa do menu drop-down.

Preencher os dados

É aconselhável que os dados que farão parte da lista estão noutra folha Excel se não quiser tê-los visíveis, mas nós, por exemplo, escrevemo-los no fundo da mesa (fora da mesa) para que os possa ver numa única imagem de ecrã. Mas pode criá-los noutra folha. Dependerá de como o quer ter. Se houver poucos dados, pode imitar este processo e ir para colocar os dados no fundo em vez de noutra folha. A escolha é sua.

Uma vez seleccionados os seus dados da primeira coluna, teremos de digitar os valores que queremos adicionar na lista pendente. No caso do nosso exemplo, utilizámos ramos possíveis de um negócio em três cidades diferentes que podemos utilizar mais tarde para catalogar clientes.

Ir para Data and Data Validation (Dados e Validação de Dados)

Com os dados já criados, ir para o topo do programa. Escolher o separador “Dados” no menu superior. Seleccione a coluna onde vamos criar a lista pendente (neste caso, coluna B em Excel) e no menu superior toque em “Validação de dados” para começar a criar a lista pendente.

Escolha a opção Lista

Verá uma janela pop-up com opções. Na primeira secção verá “Definições” e os critérios de validação. Em “Permitir” pode abrir uma lista suspensa e escolher “Lista”.

Escolha os itens da lista

Sem sair desta janela ou fechá-la, vá para a caixa Fonte como pode ver nos ecrãs de exemplo. Uma vez lá, com o rato, seleccione os espaços ou caixas onde tem os valores para a sua lista suspensa. No nosso caso, as caixas seriam Madrid, Barcelona e Toledo.

Depois de seleccionar as caixas de verificação, verá que em Origem verá um série de valores.

Cria a lista suspensa

Clique em “Aceitar” e terá criou a lista drop-down em Excel. Na coluna B, como pode ver agora, pode escolher entre três opções sem digitar qualquer valor.

Listar apenas valores

Na verdade, agora não poderá escrever valores, mas apenas poderá utilizar as palavras da lista para preencher esta coluna. Se quiser acrescentar mais palavras, basta acrescentar mais algumas palavras à nossa lista de ramos e repetir o processo. Caso contrário, não lhe permitirá escrever mais nada na coluna do que essas três opções disponíveis.

Criar um filtro na lista

Uma das utilidades destas listas pendentes é ser capaz de criar filtros em cada coluna. Se utilizar os filtros, pode optar por exibir em cada coluna apenas as pessoas que correspondem a uma das opções da lista pendente do Excel. Por exemplo, no nosso exemplo, poderíamos ver apenas clientes de Barcelona ou apenas clientes de Madrid. porque já escolhemos anteriormente esta cidade no menu suspenso. Pode criar filtros nas colunas que desejar. Podemos filtrar para encontrar rapidamente o resultado desejado.

Seleccione a primeira fila da tabela, onde tem o tipo de valor que é. No nosso caso, seria a fila “Ramo” ou “Membro do Clube”. Ir para o menu superior do Excel e certificar-se de que o separador “Home” está aberto na parte superior do ecrã. No lado direito verá “Ordenar e filtrar”. e a opção “Filtro”. Basta tocar nesta opção “Filtrar” no menu e adicioná-la-á automaticamente com os valores na tabela. Não tem de fazer mais nada. Pode adicionar quantos filtros quiser em todas as colunas para encontrar os clientes que desejar.

Se clicar agora em “Ramo” verá os dados registados e poderá optar por mostrar, por exemplo, apenas clientes de Barcelona. Ou, na coluna da direita, repetimos o processo: pode escolher mostrar apenas as pessoas que são membros do clube, etc. Com este filtro será mais fácil encontrar quaisquer dados e é importante que todos os valores sejam escritos da mesma forma, daí a importância de ter feito previamente a lista pendente em Excel.