Um guia básico para usar o Excel: dicas de topo para principiantes

Para as pessoas que nunca tocaram no Excel, ver um modelo em branco pode ser tão assustador como vê-lo cheio de números e fórmulas. E há muitos empregos que vão para requerem mais do que formação básica nesta folha de cálculo para o contratar. É por isso que a melhor coisa a fazer é perder o medo do Excel, tentar usá-lo e aprender certas técnicas ou truques que facilitarão a sua vida.

Navegação entre folhas

A primeira coisa que precisa de saber se está à procura de truques Excel para principiantes é que pode ter mais do que uma folha de cálculo no seu ficheiro Excel. Ou seja, se precisar de várias folhas, como se fosse um bloco de notas, pode fazê-lo no mesmo ficheiro. Se, por exemplo, tiver três filhos e quiser acompanhar as suas notas, o seu salário ou o tempo que vêem televisão, não tem de abrir três ficheiros, cada um com o nome de um deles. Basta abrir uma e adicionar três folhas com o botão + na parte inferior.

Será capaz de dar um nome diferente a cada folha, muito facilmente. Basta fazer clicar duas vezes sobre o nome da folha.e pode alterá-lo. Se quiser que as suas folhas se destaquem ainda mais do que com o nome, para evitar erros, pode alterar a cor dos separadores clicando com o botão direito do rato sobre o nome da folha e clicando na cor da etiqueta.

Escolher ou descarregar modelos

O Excel permite-lhe fazer todo o tipo de documentos e não apenas os livros clássicos que viu em capturas de ecrã. Pode desenhá-los como quiser, mas também pode usar os diferentes modelos pré-desenhados do Excel. que encontrará no próprio programa ou que pode descarregar na Internet se estiver à procura de algo mais específico. Por exemplo, pode encontrar um grande número de modelos Excel com calendários pessoais, balanços, relatórios de despesas pré-desenhados, seguimento de cartões de crédito, folhas de horas ou listas de presenças em aulas. Basta descarregar os modelos do website Templates.office.com e pode utilizá-los automaticamente. Tudo o que tem de fazer é preencher os seus dados sem a necessidade de os personalizar e adaptá-los ao desenho que deseja.

Fechar células

Embora esteja incluído nos atalhos do teclado que explicaremos na secção seguinte, o bloqueio de células é um dos grandes truques do Excel que precisa de conhecer para enfrentar o programa sem desespero. É comum que as fórmulas movem-se quando estamos a testar algo e quando estamos a copiar em células. Mas basta seleccionar a célula desejada e premir F4. Isso irá trancá-lo.

Inserir novas filas

Isto também está incluído nos atalhos essenciais do teclado abaixo, mas merece a sua própria secção. Muitas vezes precisamos de novas linhas para continuar a adicionar dados e podemos fazê-lo em menos de um segundo premindo três teclas. Se tiver falta de espaço para a informação, basta tocar no comando Control+Shift e carregar no sinal “+”.“. Agora pode inserir novas filas na folha e continuar a trabalhar e a acrescentar novos dados.

Soma

Normalmente usamos o Excel para tabelas e cálculos, pelo que acrescentar é essencial para realizar as operações que pretendemos. Por exemplo, somar alunos que tenham ido às aulas ou somar produtos em stock. Para tal, basta seleccionar a célula final da linha ou coluna que pretende adicionar e prima Alt+ para o iniciar. A soma será feita para toda a linha ou coluna seleccionada.

Proteger um ficheiro Excel por palavra-passe

Pode ser que o conteúdo que tem na folha que criou seja privado, ou pode estar num computador partilhado e queira proteger o livro-razão das contas, seja o que for que nele tenha escrito. Nesse caso, se quiser impedir alguém de lhe aceder, um dos melhores truques do Excel é que pode. definir uma palavra-passe de desbloqueio que só você saberá. Só você poderá ter acesso a ele. Para o proteger, terá de seguir alguns passos simples e rápidos:

• Abra o ficheiro Excel que pretende bloquear
• Encontrar a opção Ficheiro no menu
• Aceder ao menu suspenso e tocar em Informação.
• Largue o separador correspondente e toque em “Proteger livro”.
• A partir daqui, assinale Encriptar com palavra-passe
• Introduza a palavra-chave que vai colocar, algo que se vai lembrar
• Confirmar com OK
• Repita a palavra-passe que acabou de digitar
• Clique novamente em OK

Lembre-se de que é essencial que seja uma palavra-passe que se vai lembrar e que não é facilmente adivinhável pelo resto das pessoas que possam ter acesso. Desta forma, poderá manter as suas contas privadas sem que ninguém altere os dados. Será encriptada e só poderá ser lida com essa palavra-passe.

Atalhos do teclado

Quando estiver familiarizado com o Excel, com as suas folhas e células, deve saber que há uma série de atalhos de teclado que o ajudarão a simplificar as operações. Para fazer selecções de células, executar automaticamente operações, restringir as acções que deseja executar a um conjunto de células… Com apenas duas ou três teclas no seu teclado pode fazer centenas de coisas na sua folha de cálculo Excel sem esforço e sem enlouquecer a pensar em que menu ou submenu da barra de ferramentas contém essa opção.

• Ctrl+A: Apresenta a caixa de diálogo Abrir.
• Ctrl+B: Apresenta a caixa de diálogo Find.
• Ctrl+C: Copia as células seleccionadas.
• Ctrl+D: Copia uma fórmula para a direita sobre a gama seleccionada.
• Ctrl+E: Selecciona todas as células.
• Ctrl+J: Copia uma fórmula para baixo ao longo da gama seleccionada.
• Ctrl+K: Aplica a formatação itálica ao texto seleccionado.
• Ctrl+N: Aplica formatação a negrito ao texto seleccionado.
• Ctrl+P: Apresenta a caixa de diálogo Imprimir.
• Ctrl+R: Fecha um livro de exercícios.
• Ctrl+S: Sublinha o texto seleccionado.
• Ctrl+T: Apresenta a caixa de diálogo Criar Mesa.
• Ctrl+U: Novo livro de exercícios.
• Ctrl+V: Cola o conteúdo da prancheta.
• Ctrl+X: Corta as células seleccionadas.
• Ctrl+Y: Refazer a última acção desfeita.
• Ctrl+Z: Desfaz a última acção desfeita.
• Ctrl+1: Apresenta a caixa de diálogo Células de Formato.
• Ctrl+2: Aplica formatação a negrito ao texto seleccionado.
• Ctrl+3: formatação itálica ao texto seleccionado.
• Ctrl+4: Sublinha um texto seleccionado.
• Ctrl+5: Aplica o efeito strikethrough ao texto.
• Ctrl+6: Mostra ou esconde objectos na folha.
• Ctrl+8: Os símbolos dos contornos são exibidos na folha.
• Ctrl+9: Esconde as filas seleccionadas.
• Ctrl+0: Esconde as colunas seleccionadas.
• Ctrl+A: Selecciona todas as células de um documento.
  • Ctrl + tecla “+”: activa ou desactiva as fórmulas das células seleccionadas.
• Ctrl+F2: Apresenta a caixa de diálogo Imprimir.
• Ctrl+F3: Exibe o Gestor de Nome.
• Ctrl+F4: Fecha a janela do livro actual.
• Ctrl+F5: Restaura o tamanho actual da janela do livro.
• Ctrl+F6: Passar para o próximo livro aberto.
• Ctrl+F7: Deslocar a janela do livro quando a janela não está maximizada.
• Ctrl+F8: Permite redimensionar a janela do livro quando a janela não está maximizada.
• Ctrl+F9: Minimiza a janela do livro actual.
• Ctrl+F10: Maximiza a janela de um livro minimizado.
• Ctrl+F11: Insere uma folha de Macros do Microsoft Excel 4.0.
• Ctrl+F12: Apresenta a caixa de diálogo Abrir.
• Alt+F1: Insere um gráfico.
• Alt+F8: Abre a caixa de diálogo Macro.
• Ctrl+Shift+F3: Apresenta a caixa de diálogo Criar Nomes a partir de Selecção.
• Ctrl+Shift+F6: Passar para o livro aberto anterior.
• Ctrl+Shift+F10: Activa a barra de menu.
• Ctrl+Shift+F12: Apresenta a caixa de diálogo Imprimir.
• Ctrl+Shift+#: aplica o formato de data no formato dd-mmm-yyyy.
• Ctrl+Shift+: Aplica o formato Time.
• Ctrl+Shift+&: Aplica uma borda à célula.
• Ctrl+Shift+”: Copia o conteúdo da célula superior.
• Ctrl+Shift+-: Remove as bordas das células.
• Ctrl+PgUp: Passar para a folha seguinte.
• Ctrl+PgUp: Passar à folha anterior.
• Ctrl+*: Seleccionar a região actual de células com dados.
• Ctrl+Space: Selecciona a coluna actual.
• Shift+PgUp: Alarga a selecção para baixo.
• Shift+PgUp: Amplia a selecção para cima.
• Ctrl+Shift+!: Aplicar formatação com duas casas decimais, separador de milhares e sinal de menos (-) para valores negativos.
• Ctrl+- Exibe a caixa de diálogo Eliminar Células.
• Ctrl++ mostra a caixa de diálogo Inserir Células.
• Ctrl+Shift+L: Liga ou desliga filtros numa gama.
• Ctrl+Shift+O: Selecciona células com comentários.
• Ctrl+Shift+U: expande a barra de fórmula.
• Ctrl+Shift+Enter: Introduz uma fórmula como uma fórmula matricial.
• Alt+Enter: Iniciar uma nova linha.
• Shift+F9: Calcular a folha de cálculo activa.
• Alt+F11: abrir o editor Microsoft Visual Basic.
• Shift+F6: Alternância entre a folha de cálculo, controlos de zoom, painel de tarefas e fita.
• F12: Apresenta a caixa de diálogo Salvar como.
• Ctrl+Shift+Page Down: Adiciona a folha seguinte à selecção da folha.
• Ctrl+Shift+Page Down: Adiciona a folha anterior à selecção da folha.

Como fazer uma fórmula

No Excel terá de fazer fórmulas para praticamente tudo. Nos parágrafos seguintes dar-lhe-emos algumas das fórmulas mais úteis e relevantes, mas a primeira coisa que precisará de saber é como fazer uma fórmula. Para o fazer, terá de seguir alguns passos simples:

• Abra a sua folha Excel
• Toque na célula na qual vai adicionar a fórmula
• Escreva a fórmula na barra do menu superior
• Imprensa entrar

Se não conhece a fórmula, nas versões actuais do Excel pode encontrar um separador com o botão “Fórmulas” onde verá as diferentes categorias e conhecerá a que procura ou a que necessita. Não temos necessariamente de conhecer todas as fórmulas de cor, embora seja muito útil tê-las à mão. Se os conheceos passos podem variar e pode torná-lo mais simples:

• Toque na parte em que pretende adicionar a fórmula
• Digite o sinal de igualdade na célula
• Comece a digitar o nome da função
• Verá um menu suspenso com as seguintes opções abertas
• Escolha aquele que deseja da lista
• Aplicar a sintaxe correspondente com as células envolvidas
• Toque em enter
• Obtenha o resultado

Fórmulas básicas

Como todos sabemos, a principal função do Excel é para poder executar fórmulas. E há alguns que deve ter sempre à mão. Não são todos eles, mas há muitos que achará útil consultar.

• SUM: A soma dos valores das células que queremos.
• SUBTRACTO: Subtrair o valor de duas ou mais células, introduzindo o símbolo de igualdade seguido das células separadas pelo símbolo -.
• MULTIPLICAÇÃO: Se o que queremos é multiplicar o valor de várias células, temos de r é escrever o símbolo = e depois indicar as células separadas pelo símbolo *.
• DIVISÃO: Para dividir os valores de duas células vamos escrever = seguido pelo dividendo, o símbolo / e a célula do divisor.
• MÉDIA: A sintaxe é; =AVERAGE(A1:A30) ou =AVERAGE(A1;B3;C10).
• MAJOR: Qual é o valor máximo em muitas células com a função MAX.
• MINOR: O mesmo que MAJOR mas o nome da função é MIN.
• PAR: Verificar se um número ou valor numa célula é ímpar ou uniforme também é muito fácil com a função =ES.PAR(A1).
• ODD: Tal como o anterior, podemos utilizá-lo com =ES.ODD(A1).
• MAIOR QUE: Se quisermos saber se o valor de uma célula é maior que outro, a sintaxe a utilizar é: =A>B. Dir-nos-á se é verdadeiro ou falso
• MAIS GRANDE ou IGUAL: Usar o mesmo que acima, mas com o sinal correspondente =A1>=B2.
• MENOS QUE: Como acima, usar o sinal menos que =A1<=B2.
• MENOS QUE OU IGUAL: Ou usar menos e igual =A1<=B2.
• IGUAL PARA: Verificar se os valores são iguais com =A1=B2.
• DIFERENTE DE: Para verificar se dois valores são diferentes use A1<>B2.
• SE: A função SE executa uma verificação de tipo verdadeiro ou falso para que um valor possa ser definido com base no resultado.
• AGORA: Para atribuir o valor de uma célula com a data de hoje =NOW ().
• HOJE: = HOJE() para hoje, mas sem mostrar agora, como acima.
• HORA: A função =TIME(A1) retorna a hora da data contida na caixa A1, desde que seja formatada para incluir a hora.
• MINUTO: A função =MINUTO(A1) devolve a acta da data contida na caixa A1, desde que seja formatada de modo a incluir a hora.
• SEGUNDO: A função =SEGUNDO(A1) devolve os segundos da data contida na caixa A1, desde que seja formatada para incluir a hora.
• LAB: =DAYS.LAB(A1;B1) devolve o número de dias úteis entre as datas nas caixas A1 e B1.
• MÊS: Esta função retorna no último dia do mês dado uma data e um número de meses, =END.MÊS(A1;B1).
• DIASEM: Retorna o número do dia da semana de acordo com os diferentes calendários. No nosso dia de calendário 1 corresponde a segunda-feira. =DIASEM(data, tipo) Dependendo do tipo que se pode usar:
  • 1: números de domingo a sábado
  • 2: números de 1 segunda-feira a domingo
  • 3: números de segunda-feira a domingo
  • 11: números de segunda-feira a domingo
  • 12: números de terça a segunda-feira
  • 13: números de quarta-feira a terça-feira
  • 14: números de quinta a quarta-feira
  • 15: números de sexta-feira a quinta-feira
  • 16: números de sábado a sexta-feira
  • 17: números de domingo a sábado

Como pesquisar em Excel

Existem três fórmulas básicas de pesquisa em Excel que nos permitem organizar qualquer documento, não importa quanto tempo seja, sem ter de percorrer todo o documento. Pode ter os dados de que necessita em alguns cliques. São FindV e FindH, assim como FindH. Para utilizar o FindV teremos de colocar a fórmula FINDV(valor pesquisado; intervalo de dados; indicador de coluna; tipo de correspondência). como se pode ver na imagem do ecrã.

SearchH tem o mesmo objectivo: encontrar quaisquer dados numa grande tabela. Mas, ao contrário da anterior, as buscas são será feito horizontalmente. Teremos de conheça a fila para podermos pesquisar os dados exactos que queremos, mas seguindo o esquema anterior. Estas são duas fórmulas muito interessantes se vamos trabalhar com folhas Excel muito grandes, por isso é uma boa ideia tê-las à mão.